Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels

  1. Contexte et objectifs de la politique
  2. Portée/champ d’application
  3. Consentement
  4. Types de renseignements personnels recueillis
  5. Partage de vos renseignements
  6. Conservation de vos renseignements
  7. Gestion des incidents en matière de sécurité des renseignements personnels
  8. Modifications apportées à la Politique
  9. Vos droits
  10. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

1. Contexte et objectifs de la politique

Bibliopresto respecte votre vie privée. Nous nous engageons ainsi à protéger vos renseignements personnels et ceux de toute personne faisant affaire avec l’un ou l’autre de nos programmes et services mentionnés ci-dessous. Nous avons adopté cette politique relativement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (la « Politique ») afin d’être transparents quant aux renseignements que nous recueillons, aux fins pour lesquelles nous les recueillons, aux modalités de leur partage, aux façons dont vous pouvez y accéder et, le cas échéant, les corriger.
Nous reconnaissons notre obligation de gérer vos renseignements personnels de manière responsable. Sauf si vous nous donnez votre consentement spécifique, ou dans les cas prévus par la loi, nous ne collectons et n’utilisons pas vos renseignements personnels. Bibliopresto s’engage également à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ou des personnes extérieures, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour accomplir les services qu’ils nous fournissent (voir section 5.1) ou si l’accès à ceux-ci est requis ou permis par la loi.

Dans cette politique, les termes « Bibliopresto », « l’Organisation », « nous », « notre » et « nos » font référence à l’organisme Bibliopresto en tout ou en partie (l’un de ses programmes et services). Bibliopresto est entendu comme entité légale et comprend les programmes et services suivants :

Pour toute question liée à notre politique de confidentialité ou toute question relative à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les informations sont à la Section 10 de la présente politique.

2. Portée/champ d’application

Cette politique s’applique à l’utilisation de toutes les plateformes, programmes et services administrés par Bibliopresto , un organisme à but non lucratif domicilié au 1453, rue Beaubien Est, Montréal (Québec)  H2G 3C6, incluant ses sites Web (« nos sites » : https://bibliopresto.ca, https://pretnumerique.ca , https://www.biblionumerique.ca , https://projetbiblius.ca, https://biblimags.ca et https://reponseatout.ca). Elle vise toutes personnes qui utilisent les services offerts par Bibliopresto, interagissent avec nos employés et nos formulaires. Veuillez la lire attentivement afin de comprendre à quel moment vous nous fournissez des renseignements personnels et comment nous les utilisons.

En utilisant nos sites web ou en sollicitant l’un de nos services, vous acceptez l’utilisation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.

3. Consentement

La loi définit un consentement comme valide lorsqu’il est :

3.1. Façons de recueillir le consentement

Bibliopresto n’utilise vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi le lui permet. L’Organisation obtient votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements notamment :

3.2. Retrait du consentement

Vous pouvez en tout temps refuser de nous faire parvenir vos renseignements ou retirer votre consentement à leur traitement. Notez toutefois que, comme nous ne collectons que le minimum nécessaire à la prestation de nos services, si vous refusez de nous transmettre les renseignements personnels indiqués comme requis, nous pourrions dans certains cas ne pas être en mesure de faire suite à votre demande ouet de traiter votre demande.
Pour retirer votre consentement, vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Bibliopresto aux coordonnées indiquées à la section 10 de la présente Politique.

3.3. Âge de consentement

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels auprès de mineur-e-s de moins de 14 ans, sauf avec l’autorisation du-de la titulaire de l’autorité parentale de ceux-ci. Si vous êtes parent-e ou gardien-ne et que vous réalisez qu’un-e mineur-e de moins de 14 ans nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter au courriel indiqué à la section 10 de cette politique. Si nous nous rendons compte que nous avons collecté par des renseignements personnels appartenant à un-e mineur-e de moins de 14 ans sans consentement parental, nous effacerons tout renseignement qui aurait pu être collecté.

3.4. Exceptions prévues à la loi

Bibliopresto n’est pas tenu d’obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment pour :

4. Types de renseignements personnels recueillis

Par l’entremise de ses programmes et services, Bibliopresto peut recueillir certains renseignements personnels afin d’accomplir ses activités.

4.1. Bibliopresto

a) Naviguer sur nos sites web : les témoins de navigation (cookies)

Lorsque vous visitez nos sites Web, il est possible que vous nous fournissiez des renseignements via des fichiers témoins (cookies) ou des technologies similaires.

Les témoins sont des fichiers contenant une petite quantité de renseignements sur un·e utilisateur·trice donné·e. Ces renseignements peuvent inclure un identifiant unique. Les témoins sont stockés sur l’ordinateur de l’utilisateur·trice ou sur le disque dur de votre appareil. Ces témoins nous permettent d’adapter votre expérience utilisateur chaque fois que vous visitez notre site.

Par le biais de ces témoins et d’autres technologies semblables, nous pourrions notamment recueillir automatiquement les renseignements suivants :

Ces renseignements peuvent parfois constituer des renseignements personnels qui nous permettent d’analyser la manière dont nos sites web sont accédés et utilisés, nous permettant ainsi d’accroître les fonctionnalités de ceux-ci et de les optimiser pour mieux répondre aux besoins de nos visiteurs.

Certains des témoins collectés sont nécessaires au fonctionnement des sites, il est donc possible qu’en refusant la collecte des fichiers témoins, vous ne puissiez accéder à certaines parties ou fonctionnalités de notre site Web ou que leur bon fonctionnement en soit affecté.

Vous pouvez choisir d’accepter en tout ou en partie la collecte des fichiers témoins :

b) Communiquer avec nous

En communiquant avec Bibliopresto, il est possible que vous nous fassiez parvenir des renseignements personnels par le biais de :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Nom complet Identification
Renseignements de contact Adresse courriel, numéro de téléphone Communiquer avec vous concernant votre demande
Renseignements fournis volontairement Contenu de la demande d’information et des communications Traitement de votre demande

c) S’inscrire à l’une de nos infolettres

Lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos infolettres, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Nom complet Identification
Renseignements de contact Adresse courriel Vous faire parvenir l’infolettre, vous informer des nouveautés, événements, etc.
Préférences d’envoi Langue, fréquence Personnalisation, transmission de contenu adapté
Localisation Province Personnalisation, production de statistiques

d) Participer à une formation

Lorsque vous vous participez à l’une des formations dispensées par Bibliopresto ou l’un de ses services et programmes, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Nom complet Identification
Renseignements de contact Adresse courriel Communiquer avec vous concernant la formation
Discussions Contenu du clavardage de la formation virtuelle Répondre à vos questions

4.2. Prenumerique

a) Utilisation de la plateforme

Lorsque vous utilisez la plateforme Prenumerique, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Identifiant, nom complet, bibliothèque d’appartenance Accès à la plateforme, identification, gestion des comptes utilisateurs,
Renseignements de contact Adresse courriel Accès à la plateforme, communiquer avec vous
Dossier d’emprunt Historique des prêts et des réservations Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques

b) Demande d’assistance

Lorsque vous ouvrez un billet de demande d’assistance dans la plateforme Prenumerique, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Identifiant, mots de passe, nom complet, adresse courriel, bibliothèque d’appartenance Identification, répondre à la demande de support
Dossier d’emprunt Prêts Répondre à la demande de support
Contenu de votre demande Question posée Répondre à votre question

4.3. Biblimags

Lorsque vous utilisez la plateforme BibliMags, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Nom complet, adresse courriel Identification, gestion des comptes utilisateurs, communiquer avec vous
Dossier d’emprunt Historique des prêts Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques

4.4 Reponseatout

Lorsque vous soumettez un formulaire sur reponseatout.ca, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Numéro d’abonné, nom complet, âge Identification, gestion des comptes utilisateurs
Renseignements de contact Adresse courriel, no de téléphone Communiquer avec vous
Contenu de votre demande Question posée Répondre à votre question

4.5. Biblius

a) Utilisation de la plateforme

Lorsqu’un membre du personnel ou un élève utilise la plateforme Biblius, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Identifiant, nom complet, établissement scolaire, niveau Accès à la plateforme, identification
Renseignements de contact Adresse courriel professionnelle ou scolaire Accès à la plateforme, communiquer avec vous, gérer vos réservations
Dossier d’emprunt Historique des prêts et des réservations Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques

b) Demande d’assistance

Lorsqu’un membre du personnel ou un élève ouvre un billet de demande d’assistance dans la plateforme Biblius, nous pourrions recueillir les informations suivantes :

Catégories Exemples Fins
Renseignements d’identification Identifiant, mots de passe, nom complet, adresse courriel professionnelle ou scolaire, établissement scolaire Identification, répondre à la demande de support
Dossier d’emprunt Prêts Répondre à la demande de support
Contenu de votre demande Question posée Répondre à votre question

4.6 Consortium d’acquisition des ressources numériques

En tant que Consortium d’acquisition des ressources numériques, Bibliopresto négocie des ententes avec divers fournisseurs de ressources numériques auxquelles les bibliothèques s’abonnent. Les usagers des bibliothèques se connectent à ces services avec les accès fournis par leurs bibliothèques. En aucun cas ces connexions ne passent par Bibliopresto et par conséquent, les usagers doivent se référer aux politiques de leur bibliothèque ainsi que des différents fournisseurs s’ils souhaitent en savoir davantage sur l’utilisation de leurs renseignements personnels par ces tiers.

4.7 Liens tiers

Nos sites peuvent inclure des liens vers des sites web, plug-ins, services, réseaux sociaux ou applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers ou activez un plugin tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n’avons aucune responsabilité relativement à leurs pratiques et les politiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne contrôlons pas ces tiers et nous vous encourageons à lire attentivement la politique de confidentialité de chacun des tiers que vous visitez.

5. Partage de vos renseignements

Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à Bibliopresto, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour accomplir les services qu’ils nous fournissent, dont, notamment les catégories de tiers suivants :

Certains de noces fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité compatibles avec les dispositions prévues par la loi québécoise.

6. Conservation de vos renseignements

6.1. Lieu de conservation

Il se peut que vos renseignements personnels soient hébergés chez nos partenaires de confiance, qui se situent parfois à l’extérieur du Québec. Nous prenons toutes les mesures raisonnables afin de bien choisir des fournisseurs dont les pratiques de traitement des données respectent les obligations imposées par la loi québécoise de protection des renseignements personnels.

6.2. Durée de la conservation de vos renseignements et destruction

Nous conserverons les renseignements collectés durant la période où ils sont nécessaires afin d’atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés. Nous détruisons ou anonymisons de façon sécuritaire les renseignements personnels une fois les fins pour lesquelles ils ont été recueillis accomplies ou lorsque leur conservation n’est plus requise par la loi.

6.3. Sécurité

Nous prenons toute précaution raisonnable et suivons les meilleures pratiques du secteur pour nous assurer que les renseignements personnels qui nous sont confiés ne soient pas perdus, détournés, consultés, divulgués, modifiés ou détruits de manière inappropriée.

Seules les personnes autorisées et ayant besoin d’accéder à vos renseignements afin d’accomplir leur travail ont accès à vos données. L’authentification à deux facteurs (2FA) est activée sur toutes nos plateformes qui en offrent la possibilité afin de limiter les accès non autorisés aux données.

7. Gestion des incidents en matière de sécurité des renseignements personnels

Un incident en matière de sécurité des renseignements personnels peut notamment consister en :

Advenant un tel incident, Bibliopresto documentera tout incident dans son Registre des incidents de confidentialité. Des mesures correctives seront appliquées afin de limiter le risque de préjudice ainsi que le risque qu’un tel incident ne se reproduise. Les personnes concernées seront avisées et un rapport sera soumis à la CAI dans le cas d’un incident où le risque de préjudice est considéré comme sérieux.

Une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité n’a pas toujours à être avisée, notamment si cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Si vous êtes témoins d’une situation qui pourrait constituer un incident en matière de sécurité des renseignements personnels impliquant Bibliopresto ou l’un de ses programmes et services, merci d’aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées fournies à la section 10 de cette politique.

8. Modifications apportées à la Politique

Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, les personnes concernées seront avisées.

9. Vos droits

10. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et demander qu’ils soient mis à jour, modifiés ou supprimés (retrait du consentement) en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au courriel ou à l’adresse postale suivants. Vous pouvez également contacter cette personne pour toute question, demande, plainte, préoccupation ou commentaire concernant cette politique ou la protection de vos données en général.

À l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels

Bibliopresto
1453, Beaubien E., Bureau 215,
Montréal (Québec)  H2G 3C6

confidentialite@bibliopresto.ca

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