Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels
- Contexte et objectifs de la politique
- Portée/champ d’application
- Consentement
- Types de renseignements personnels recueillis
- Partage de vos renseignements
- Conservation de vos renseignements
- Gestion des incidents en matière de sécurité des renseignements personnels
- Modifications apportées à la Politique
- Vos droits
- Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
1. Contexte et objectifs de la politique
Bibliopresto respecte votre vie privée. Nous nous engageons ainsi à protéger vos renseignements personnels et ceux de toute personne faisant affaire avec l’un ou l’autre de nos programmes et services mentionnés ci-dessous. Nous avons adopté cette politique relativement à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (la « Politique ») afin d’être transparents quant aux renseignements que nous recueillons, aux fins pour lesquelles nous les recueillons, aux modalités de leur partage, aux façons dont vous pouvez y accéder et, le cas échéant, les corriger.
Nous reconnaissons notre obligation de gérer vos renseignements personnels de manière responsable. Sauf si vous nous donnez votre consentement spécifique, ou dans les cas prévus par la loi, nous ne collectons et n’utilisons pas vos renseignements personnels. Bibliopresto s’engage également à ne pas vendre ou louer vos renseignements personnels à une tierce partie.
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ou des personnes extérieures, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour accomplir les services qu’ils nous fournissent (voir section 5.1) ou si l’accès à ceux-ci est requis ou permis par la loi.
Dans cette politique, les termes « Bibliopresto », « l’Organisation », « nous », « notre » et « nos » font référence à l’organisme Bibliopresto en tout ou en partie (l’un de ses programmes et services). Bibliopresto est entendu comme entité légale et comprend les programmes et services suivants :
- Alphanumérique
- Biblimags
- Biblionumérique
- Biblius
- Pretnumerique
- Reponseatout
Pour toute question liée à notre politique de confidentialité ou toute question relative à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les informations sont à la Section 10 de la présente politique.
2. Portée/champ d’application
Cette politique s’applique à l’utilisation de toutes les plateformes, programmes et services administrés par Bibliopresto , un organisme à but non lucratif domicilié au 1453, rue Beaubien Est, Montréal (Québec) H2G 3C6, incluant ses sites Web (« nos sites » : https://bibliopresto.ca, https://pretnumerique.ca , https://www.biblionumerique.ca , https://projetbiblius.ca, https://biblimags.ca et https://reponseatout.ca). Elle vise toutes personnes qui utilisent les services offerts par Bibliopresto, interagissent avec nos employés et nos formulaires. Veuillez la lire attentivement afin de comprendre à quel moment vous nous fournissez des renseignements personnels et comment nous les utilisons.
En utilisant nos sites web ou en sollicitant l’un de nos services, vous acceptez l’utilisation de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique.
3. Consentement
La loi définit un consentement comme valide lorsqu’il est :
- Libre : Le consentement doit être donné sans contrainte.
- Manifeste : Le consentement doit être évident et la preuve doit pouvoir être tracée.
- Éclairé : La personne concernée par les renseignements personnels doit avoir toute l’information nécessaire pour prendre une décision avisée.
- Granulaire : Le consentement doit être donné séparément pour chacune des finalités pour lesquelles l’utilisation des données est prévue.
- Donné à des fins spécifiques : Les buts de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels doivent être définis le plus précisément possible.
- Demandé en termes claires et simples : Tant pour les informations fournies lors de la demande de consentement, que pour la question ou l’énoncé d’acceptation ou de refus.
- Temporaire : Le consentement est valable pour une durée limitée, soit seulement la durée nécessaire pour accomplir les fins visées par la demande.
- Distinct : La demande de consentement doit être présentée de manière distincte de toute autre information, si elle est faite par écrit.
3.1. Façons de recueillir le consentement
Bibliopresto n’utilise vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi le lui permet. L’Organisation obtient votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements notamment :
- Lorsque vous communiquez avec nous, faites une demande pour obtenir un service, remplissez un formulaire ou ouvrez un billet d’assistance.
- Avant d’utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.
- Lors de certaines interactions spécifiques avec ses sites web (voir section 4.1 pour les cookies).
3.2. Retrait du consentement
Vous pouvez en tout temps refuser de nous faire parvenir vos renseignements ou retirer votre consentement à leur traitement. Notez toutefois que, comme nous ne collectons que le minimum nécessaire à la prestation de nos services, si vous refusez de nous transmettre les renseignements personnels indiqués comme requis, nous pourrions dans certains cas ne pas être en mesure de faire suite à votre demande ouet de traiter votre demande.
Pour retirer votre consentement, vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Bibliopresto aux coordonnées indiquées à la section 10 de la présente Politique.
3.3. Âge de consentement
Nous ne recueillons pas de renseignements personnels auprès de mineur-e-s de moins de 14 ans, sauf avec l’autorisation du-de la titulaire de l’autorité parentale de ceux-ci. Si vous êtes parent-e ou gardien-ne et que vous réalisez qu’un-e mineur-e de moins de 14 ans nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter au courriel indiqué à la section 10 de cette politique. Si nous nous rendons compte que nous avons collecté par des renseignements personnels appartenant à un-e mineur-e de moins de 14 ans sans consentement parental, nous effacerons tout renseignement qui aurait pu être collecté.
3.4. Exceptions prévues à la loi
Bibliopresto n’est pas tenu d’obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment pour :
- Le traitement des renseignements à caractère professionnel (nom, prénom, titre, poste, adresse postale professionnelle, courriel professionnel, téléphone professionnel).
- L’utilisation des renseignements personnels à des fins compatibles avec la finalité initiale.
- L’utilisation des renseignements personnels est manifestement au bénéfice de la personne concernée .
- L’utilisation des renseignements personnels est nécessaire pour la prévention ou détection de la fraude ou l’amélioration des mesures de protection et de sécurité.
- L’utilisation des renseignements personnels est nécessaire pour fournir ou livrer un produit ou service demandé.
- Dans le cas de renseignements dépersonnalisés, si l’utilisation est faite à des fins de recherche, étude ou statistiques.
- À des fins d’application de dispositions légales.
4. Types de renseignements personnels recueillis
Par l’entremise de ses programmes et services, Bibliopresto peut recueillir certains renseignements personnels afin d’accomplir ses activités.
4.1. Bibliopresto
a) Naviguer sur nos sites web : les témoins de navigation (cookies)
Lorsque vous visitez nos sites Web, il est possible que vous nous fournissiez des renseignements via des fichiers témoins (cookies) ou des technologies similaires.
Les témoins sont des fichiers contenant une petite quantité de renseignements sur un·e utilisateur·trice donné·e. Ces renseignements peuvent inclure un identifiant unique. Les témoins sont stockés sur l’ordinateur de l’utilisateur·trice ou sur le disque dur de votre appareil. Ces témoins nous permettent d’adapter votre expérience utilisateur chaque fois que vous visitez notre site.
Par le biais de ces témoins et d’autres technologies semblables, nous pourrions notamment recueillir automatiquement les renseignements suivants :
- Type et version du navigateur utilisé
- Adresse IP
- Page ayant mené au site web
- Quantité de temps consacrée au site web
- Préférences d’affichage
Ces renseignements peuvent parfois constituer des renseignements personnels qui nous permettent d’analyser la manière dont nos sites web sont accédés et utilisés, nous permettant ainsi d’accroître les fonctionnalités de ceux-ci et de les optimiser pour mieux répondre aux besoins de nos visiteurs.
Certains des témoins collectés sont nécessaires au fonctionnement des sites, il est donc possible qu’en refusant la collecte des fichiers témoins, vous ne puissiez accéder à certaines parties ou fonctionnalités de notre site Web ou que leur bon fonctionnement en soit affecté.
Vous pouvez choisir d’accepter en tout ou en partie la collecte des fichiers témoins :
- En configurant votre navigateur
- Par notre bannière de cookies
b) Communiquer avec nous
En communiquant avec Bibliopresto, il est possible que vous nous fassiez parvenir des renseignements personnels par le biais de :
- Contact par courriel pour plus d’information
- Appels avec nous
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Nom complet | Identification |
| Renseignements de contact | Adresse courriel, numéro de téléphone | Communiquer avec vous concernant votre demande |
| Renseignements fournis volontairement | Contenu de la demande d’information et des communications | Traitement de votre demande |
c) S’inscrire à l’une de nos infolettres
Lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos infolettres, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Nom complet | Identification |
| Renseignements de contact | Adresse courriel | Vous faire parvenir l’infolettre, vous informer des nouveautés, événements, etc. |
| Préférences d’envoi | Langue, fréquence | Personnalisation, transmission de contenu adapté |
| Localisation | Province | Personnalisation, production de statistiques |
d) Participer à une formation
Lorsque vous vous participez à l’une des formations dispensées par Bibliopresto ou l’un de ses services et programmes, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Nom complet | Identification |
| Renseignements de contact | Adresse courriel | Communiquer avec vous concernant la formation |
| Discussions | Contenu du clavardage de la formation virtuelle | Répondre à vos questions |
4.2. Prenumerique
a) Utilisation de la plateforme
Lorsque vous utilisez la plateforme Prenumerique, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Identifiant, nom complet, bibliothèque d’appartenance | Accès à la plateforme, identification, gestion des comptes utilisateurs, |
| Renseignements de contact | Adresse courriel | Accès à la plateforme, communiquer avec vous |
| Dossier d’emprunt | Historique des prêts et des réservations | Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques |
b) Demande d’assistance
Lorsque vous ouvrez un billet de demande d’assistance dans la plateforme Prenumerique, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Identifiant, mots de passe, nom complet, adresse courriel, bibliothèque d’appartenance | Identification, répondre à la demande de support |
| Dossier d’emprunt | Prêts | Répondre à la demande de support |
| Contenu de votre demande | Question posée | Répondre à votre question |
4.3. Biblimags
Lorsque vous utilisez la plateforme BibliMags, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Nom complet, adresse courriel | Identification, gestion des comptes utilisateurs, communiquer avec vous |
| Dossier d’emprunt | Historique des prêts | Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques |
4.4 Reponseatout
Lorsque vous soumettez un formulaire sur reponseatout.ca, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Numéro d’abonné, nom complet, âge | Identification, gestion des comptes utilisateurs |
| Renseignements de contact | Adresse courriel, no de téléphone | Communiquer avec vous |
| Contenu de votre demande | Question posée | Répondre à votre question |
4.5. Biblius
a) Utilisation de la plateforme
Lorsqu’un membre du personnel ou un élève utilise la plateforme Biblius, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Identifiant, nom complet, établissement scolaire, niveau | Accès à la plateforme, identification |
| Renseignements de contact | Adresse courriel professionnelle ou scolaire | Accès à la plateforme, communiquer avec vous, gérer vos réservations |
| Dossier d’emprunt | Historique des prêts et des réservations | Assurer le suivi du dossier de l’abonné, support, statistiques |
b) Demande d’assistance
Lorsqu’un membre du personnel ou un élève ouvre un billet de demande d’assistance dans la plateforme Biblius, nous pourrions recueillir les informations suivantes :
| Catégories | Exemples | Fins |
| Renseignements d’identification | Identifiant, mots de passe, nom complet, adresse courriel professionnelle ou scolaire, établissement scolaire | Identification, répondre à la demande de support |
| Dossier d’emprunt | Prêts | Répondre à la demande de support |
| Contenu de votre demande | Question posée | Répondre à votre question |
4.6 Consortium d’acquisition des ressources numériques
En tant que Consortium d’acquisition des ressources numériques, Bibliopresto négocie des ententes avec divers fournisseurs de ressources numériques auxquelles les bibliothèques s’abonnent. Les usagers des bibliothèques se connectent à ces services avec les accès fournis par leurs bibliothèques. En aucun cas ces connexions ne passent par Bibliopresto et par conséquent, les usagers doivent se référer aux politiques de leur bibliothèque ainsi que des différents fournisseurs s’ils souhaitent en savoir davantage sur l’utilisation de leurs renseignements personnels par ces tiers.
4.7 Liens tiers
Nos sites peuvent inclure des liens vers des sites web, plug-ins, services, réseaux sociaux ou applications de tiers. Le fait de cliquer sur ces liens ou d’activer ces connexions peut permettre au tiers de collecter ou de partager des renseignements vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site web tiers ou activez un plugin tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que nous n’avons aucune responsabilité relativement à leurs pratiques et les politiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous ne contrôlons pas ces tiers et nous vous encourageons à lire attentivement la politique de confidentialité de chacun des tiers que vous visitez.
5. Partage de vos renseignements
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à Bibliopresto, à l’exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour accomplir les services qu’ils nous fournissent, dont, notamment les catégories de tiers suivants :
- Le stockage dans des serveurs infonuagiques.
- L’hébergement de notre nos sites web.
- L’utilisation d’outils technologiques nous permettant d’offrir certains services (infolettre, formulaires, messageries, etc.).
- La gestion des ressources numériques pour les bibliothèques.
- La gestion du soutien technique.
- Les bibliothèques membres de l’Association des bibliothèques publiques du Québec, du Réseau BIBLIO du Québec et de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
Certains de noces fournisseurs peuvent être situés à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, nous ne retenons que les services d’entreprises renommées et dotées de politiques de confidentialité compatibles avec les dispositions prévues par la loi québécoise.
6. Conservation de vos renseignements
6.1. Lieu de conservation
Il se peut que vos renseignements personnels soient hébergés chez nos partenaires de confiance, qui se situent parfois à l’extérieur du Québec. Nous prenons toutes les mesures raisonnables afin de bien choisir des fournisseurs dont les pratiques de traitement des données respectent les obligations imposées par la loi québécoise de protection des renseignements personnels.
6.2. Durée de la conservation de vos renseignements et destruction
Nous conserverons les renseignements collectés durant la période où ils sont nécessaires afin d’atteindre les fins pour lesquelles ils ont été collectés. Nous détruisons ou anonymisons de façon sécuritaire les renseignements personnels une fois les fins pour lesquelles ils ont été recueillis accomplies ou lorsque leur conservation n’est plus requise par la loi.
6.3. Sécurité
Nous prenons toute précaution raisonnable et suivons les meilleures pratiques du secteur pour nous assurer que les renseignements personnels qui nous sont confiés ne soient pas perdus, détournés, consultés, divulgués, modifiés ou détruits de manière inappropriée.
Seules les personnes autorisées et ayant besoin d’accéder à vos renseignements afin d’accomplir leur travail ont accès à vos données. L’authentification à deux facteurs (2FA) est activée sur toutes nos plateformes qui en offrent la possibilité afin de limiter les accès non autorisés aux données.
7. Gestion des incidents en matière de sécurité des renseignements personnels
Un incident en matière de sécurité des renseignements personnels peut notamment consister en :
- L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel
- L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel
- La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel
- La perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un tel renseignement
Advenant un tel incident, Bibliopresto documentera tout incident dans son Registre des incidents de confidentialité. Des mesures correctives seront appliquées afin de limiter le risque de préjudice ainsi que le risque qu’un tel incident ne se reproduise. Les personnes concernées seront avisées et un rapport sera soumis à la CAI dans le cas d’un incident où le risque de préjudice est considéré comme sérieux.
Une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité n’a pas toujours à être avisée, notamment si cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.
Si vous êtes témoins d’une situation qui pourrait constituer un incident en matière de sécurité des renseignements personnels impliquant Bibliopresto ou l’un de ses programmes et services, merci d’aviser la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées fournies à la section 10 de cette politique.
8. Modifications apportées à la Politique
Nous apportons des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Toute diminution de vos droits dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ne saurait être appliquée sans votre consentement explicite. Nous indiquons toujours la date à laquelle les dernières modifications ont été apportées. Si les modifications sont significatives, les personnes concernées seront avisées.
9. Vos droits
- Accéder à vos renseignements personnels dans un format compréhensible (droits à l’accès et à la portabilité).
- Demander de rectifier vos renseignements personnels s’ils sont inexacts ou incomplets.
- Demander de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels que nous avons en notre possession.
- Vous opposer à la diffusion ou à l’indexation de vos renseignements personnels.
- Retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels
- Porter plainte auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
- Transmettre vos remarques suite à une décision qui aurait été prise de façon entièrement automatisée.
10. Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et demander qu’ils soient mis à jour, modifiés ou supprimés (retrait du consentement) en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au courriel ou à l’adresse postale suivants. Vous pouvez également contacter cette personne pour toute question, demande, plainte, préoccupation ou commentaire concernant cette politique ou la protection de vos données en général.
À l’attention de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Bibliopresto
1453, Beaubien E., Bureau 215,
Montréal (Québec) H2G 3C6